Slik organiserer dere en dugnad (med sjekkliste)

En vellykket dugnad handler mest om forberedelser: en dato som passer, en konkret oppgaveliste, nok utstyr og en container, og et varsel som kommer i god tid. Under finner du en plan uke for uke, en sjekkliste og en mal for innkalling. Du får også svar på det mange lurer på: kan dere kreve gebyr av dem som ikke møter? I borettslag og sameier er svaret nei.

Fire til seks uker før: planlegg

Velg dato

• Vårdugnad i april eller mai og høstdugnad i september eller oktober er vanlig. På hyttefelt passer det ofte best i forbindelse med påske, pinse eller fellesferien.
• Unngå helger med skoleferie, 17. mai og store idrettsarrangementer i nærheten.
• Velg en reservedato hvis oppgavene krever tørt vær, for eksempel maling.
• Sett av tre til fire timer. Kortere dugnader får ofte bedre oppmøte.

Lag oppgavelisten

Gå en runde i området sammen med et par andre fra styret. Skriv ned konkrete oppgaver, ikke bare «rydde». Gode oppgaver har et sted, en mengde og et antall personer:

Oppgaver med risiko, som arbeid i høyden, motorsag eller elektrisk arbeid, bør settes bort til fagfolk. Det gjelder også alt som krever fagkompetanse.

Bestill container og utstyr

• Container: Bestill hos renovasjonsselskapet eller et privat firma. Sjekk hvilke avfallstyper som er tillatt. Hageavfall og restavfall er ofte egne fraksjoner, og feilsortering kan bli dyrt.
• Utstyr: Lag en liste over hva foreningen eier og hva beboerne bør ta med. Merk foreningens verktøy.
• Innkjøp: maling, søppelsekker, arbeidshansker, førstehjelpsskrin og mat.
• Tillatelser: Skal dere brenne bål eller bruke kommunal grunn, sjekk reglene med kommunen eller brannvesenet først.

Tre uker før: send innkallingen

Innkallingen bør komme minst tre uker før, så folk kan sette av dagen. Den må nå alle, også dem som ikke bruker e-post. Henger dere opp et oppslag, bør dere også dele det ut eller levere det i postkassen.

Mal for innkalling

Vårdugnad lørdag 9. mai kl. 10–14

Hei alle sammen!

Vi rydder fellesarealene etter vinteren og gjør lekeplassen klar for sommeren.
Vi møtes ved felleshuset kl. 10.00. Reservedato ved mye regn er lørdag 16. mai.

Oppgaver: raking, hekkeklipping, maling av benker, rensing av sluk m.m.
Meld deg på en oppgave innen 1. mai, så vi vet hvor mye mat og utstyr vi trenger.

Ta gjerne med: rive, hagesaks, trillebår og arbeidshansker.
Containeren står ved parkeringen fra fredag kveld til søndag.

Kl. 13.30 griller vi pølser, og det blir kaffe og kake. Barna er hjertelig velkomne,
og det blir en egen oppgave for dem.

Kan du ikke komme denne dagen? Si fra til styret, så finner vi en oppgave
du kan gjøre før eller etter.

Hilsen styret
[navn, telefon, e-post]

En uke før: påmelding og påminnelse

• Send en påminnelse med oversikt over oppgavene som fortsatt mangler folk.
• Sett opp en ansvarlig for hver oppgave. Det er den personen deltakerne spør.
• Kjøp inn mat ut fra påmeldingen.
• Sjekk værmeldingen og bestem om reservedatoen skal brukes.

På dugnadsdagen

1. Møt opp en halvtime før, sett frem utstyr og heng opp oppgavelisten.
2. Ønsk velkommen og fordel oppgavene på to minutter.
3. Gå en runde underveis og flytt folk dit det trengs.
4. Samle alle til mat og takk. Dette er ofte den viktigste delen av dagen.
5. Rydd utstyr og sjekk at containeren ikke er overfylt.

Tips: Barn som får egne oppgaver, som å plukke søppel eller male et gjerde, tar ofte med foreldrene sine neste gang.

De som ikke møter: kan dere kreve gebyr?

Her er reglene forskjellige for ulike typer foreninger.

Borettslag og sameie

Dugnad er frivillig, og dugnadsbøter er ikke lov. Både NBBL og Huseierne er tydelige på dette. Det finnes ingen lovhjemmel for å pålegge beboerne arbeidsplikt, og ifølge Huseierne kan en slik plikt heller ikke skrives inn i vedtektene. Det er borettslaget eller sameiet som har ansvaret for å vedlikeholde fellesarealene (borettslagsloven § 5-17, eierseksjonsloven § 33).

Huseierne beskriver likevel en lovlig modell. Styret setter en realistisk pris på arbeidet, det vil si hva et firma ville tatt for jobben. Kostnaden fordeles som felleskostnad, og de som stiller på dugnaden slipper sin andel. Arbeidet må da være noe som ikke krever fagkompetanse.

Velforening og hytteforening

Det finnes ingen egen lov for velforeninger og hytteforeninger. Det er vedtektene og årsmøtevedtakene som gjelder. Et gebyr for å utebli må i alle fall ha klart grunnlag i vedtektene, og når medlemskapet er pliktig, er det lite som tyder på at en forening står friere enn et borettslag. Den tryggeste veien er den samme: at årsmøtet vedtar å kjøpe arbeidet, og at kostnaden fordeles på alle, med rabatt for dem som deltar. Er dere usikre, spør en advokat før dere sender ut regninger.

Veilag

Veilag er et unntak. Etter veglova § 54 kan plikten til å vedlikeholde en felles privat vei oppfylles med «materiale eller arbeid eller med betaling av pengar». Dugnad kan altså være en del av bidraget. Gjør noen ikke sin del, kan veilaget vedta at arbeidet skal gjøres på deres kostnad (§ 55). Les mer i fordeling av veikostnader i veilag.

Merk: Uansett foreningstype får dere bedre oppmøte med god planlegging og god stemning enn med trusler om gebyr. Gi dem som ikke kan komme på dagen, en oppgave de kan gjøre før eller etter.

Etter dugnaden

• Takk alle samme kveld, gjerne med et par bilder. Spør før dere legger ut bilder der én person er hovedmotivet.
• Skriv ned hva som ble gjort og hva som gjenstår. Oppgaver som ikke ble ferdige, kan settes bort eller tas neste gang.
• Meld fra om feil dere oppdaget, for eksempel en løs planke på lekeplassen.
• Evaluer i neste styremøte: oppmøte, tidsbruk, mat og container. Notér det til neste år.

Sjekkliste

4–6 uker før

• Dato og reservedato er bestemt
• Oppgaveliste med sted, antall personer og utstyr
• Container er bestilt, og avfallstypene er avklart
• Utstyr, maling og mat er planlagt

3 uker før

• Innkallingen er sendt til alle, også dem uten e-post
• Påmeldingsfrist er satt

1 uke før

• Påminnelse er sendt
• Ansvarlig for hver oppgave er utnevnt
• Mat og drikke er handlet

Etterpå

• Takk er sendt
• Gjenstående oppgaver og feil er notert
• Evaluering er tatt i styret

Dugnad er også et godt tema på årsmøtet. Se årsmøtet: innkalling, saksliste og protokoll.

Slik kan NaboVel hjelpe

• Opprett dugnaden som en hendelse med påmelding og oppgaver plassert på kartet, så alle ser hvor de skal være.
• Send innkalling og påminnelser på e-post, med kalenderinvitasjon.
• Se hvilke boliger meldingen ikke nådde, og skriv ut brev til dem uten e-post.
• Beboere kan melde inn feil de oppdager som saker, med et punkt på kartet.

Opprett foreningen gratis

Kilder

• NBBL: Er det lov å droppe dugnaden?
• Huseierne: Dugnad i sameier og borettslag, eksperten svarer
• Borettslagsloven § 5-17, Lovdata
• Eierseksjonsloven § 33, Lovdata
• Veglova §§ 54 og 55, Lovdata
• Datatilsynet: Deling av bilder