Excel og Facebook-gruppe vs NaboVel

De fleste velforeninger, hytteforeninger og veilag drives med et regneark og en Facebook-gruppe. Det er gratis, alle kan bruke det, og det fungerer – helt til regnearket finnes i fire versjoner, kassereren flytter, og halvparten av hytteeierne ikke er på Facebook. NaboVel er laget for å ta over der Excel og Facebook kommer til kort, uten å koste mer.

Kort fortalt

• Excel er fint for en liste du alene har ansvaret for. Det blir vanskelig når flere i styret skal oppdatere den, når den sendes rundt på e-post, og når styret byttes ut.
• Facebook-grupper er fine til nabopraten. De egner seg dårlig som den offisielle kanalen fra styret, fordi de bare når dem som er på Facebook og med i gruppen – og fordi Facebook bestemmer hvem som ser hva.
• NaboVel samler registeret, meldingene, møtene og vedtakene på ett sted som hele styret har tilgang til, og når alle eierne på e-post.

Side om side

Problemet med regnearket

Et regneark er et godt verktøy, men det er laget for én person om gangen. I en forening blir det fort slik:

• Kassereren har én versjon, lederen en annen, og den som sendte innkallingen sist, en tredje.
• Listen sendes som vedlegg på e-post, og ligger igjen i innboksene til alle som har sittet i styret.
• Ingen vet når en eier ble endret, eller hvem som gjorde det.
• Når styret byttes ut, forsvinner filen med den som hadde den.

Frivillighet Norge, som har laget veiledning om personvern for frivillige organisasjoner i samarbeid med Datatilsynet, anbefaler at lister med personopplysninger ikke sendes som vedlegg, at bare de som trenger det har tilgang, og at lister slettes når de ikke lenger brukes. Ifølge veiledningen er opplysningene som regel godt sikret når de ligger i et medlemsregister, mens utskrevne lister og filer gir større risiko for at personopplysninger kommer på avveie.

Personvernreglene gjelder også for små foreninger. Les mer i Medlemsregister og personvern i foreningen.

Problemet med Facebook-gruppen

Facebook-grupper er gode til å skape liv i nabolaget. Som den offisielle kanalen fra styret har de to svakheter:

1. De når ikke alle. Rundt åtte av ti voksne nordmenn har en Facebook-profil. Mange av hytteeierne – ofte de eldste eller de som bor lengst unna – er ikke med i gruppen.
2. Facebook bestemmer hvem som ser innlegget. Facebook rangerer innholdet i feeden ut fra hva den tror hver enkelt er mest interessert i. Et innlegg om at veien stenges på tirsdag, konkurrerer med alt annet i feeden, og mange vil aldri se det.

En innkalling til årsmøtet som bare er lagt ut på Facebook, er også vanskelig å dokumentere at er sendt til alle medlemmene.

Hva NaboVel gjør i stedet

• Ett register for hele styret. Enheter, eiere, medeiere og kontaktpersoner med historikk. Styret jobber i samme register, og alt som endres, logges.
• Kartet fyller registeret. Tegn området, og hent adresser, boliger og hytter fra Kartverket – også hytter uten adresse. Den gamle eierlisten kan importeres fra Excel og kobles til enhetene.
• Beskjeder som når fram. Meldinger fra styret går på e-post til alle eierne i registeret, også dem som ikke har logget inn. Dere ser hvilke enheter som ikke ble nådd, og kan skrive ut meldingen som brev til dem.
• Møter, vedtak og dugnader på ett sted. Styremøter, årsmøter og dugnader med dato, sted, vedtak og vedlegg, påmelding og kalenderinvitasjon.
• Medlemmene kan oppdatere seg selv. Eiere som logger inn, ser sine egne hytter og boliger og retter kontaktinformasjonen sin selv.

Behøver dere å legge ned Facebook-gruppen?

Nei. La gjerne Facebook-gruppen leve videre til nabopraten, kjøp og salg og bilder fra dugnaden. Men la registeret, de offisielle beskjedene, innkallingene og vedtakene ligge i et system som styret eier, og som når alle.

Slik kommer dere i gang

1. Opprett en gratis bruker og foreningen.
2. Tegn området og hent enhetene fra Kartverket.
3. Last opp regnearket dere har, med NaboVels Excel-mal.
4. Inviter styret og eierne på e-post.

Les også Slik starter dere en velforening.

Kilder

• Meta: Hvordan feeden velger hva du ser
• Ipsos: Sosiale medier-tracker
• Datatilsynet: Virksomhetenes plikter
• Frivillighet Norge: Håndtering av lister
• Frivillighet Norge: Rutiner og informasjonssikkerhet